Die E-Mail-App ist der in edulution integrierte Mail-Client. Sie lesen, schreiben und verwalten darin Ihre Nachrichten, ohne die Plattform zu verlassen. Grundlage ist das edulution-Mailsystem (SOGo/mailcow); die App greift über die Standardprotokolle auf Ihr Postfach zu. Über In SOGo öffnen erreichen Sie zusätzlich das vollständige SOGo-Webmail in einem neuen Tab.
Ordner und Postfächer
Haben Sie Zugriff auf freigegebene Postfächer (z. B. ein Funktionspostfach wie verwaltung@…), erscheinen diese als zusätzliche Postfächer mit eigenen Ordnern in der Ordnerliste.
Die Gesamtzahl ungelesener Nachrichten lässt Spam, Papierkorb und Entwürfe außen vor, am Postfach in der Ordnerliste ebenso wie am E-Mail-Symbol in der Seitenleiste und im Dashboard. Neben diesen Ordnern selbst steht ihre Zahl weiterhin.
Nachrichten lesen und verwalten
Anhänge speichern Sie außer auf Ihrem Gerät auch direkt in Ihrem edulution-Dateibereich (In Dateien speichern).
Nachrichten löschen
In den Papierkorb verschieben legt Nachrichten im Papierkorb des Postfachs ab, in dem sie liegen. Bei einem freigegebenen Postfach ist das dessen eigener Papierkorb, nicht Ihrer.
Besitzt ein Postfach keinen Papierkorb, löscht In den Papierkorb verschieben die Nachrichten endgültig. Die Schaltfläche behält ihre Beschriftung; erst die Sicherheitsabfrage weist darauf hin: „Es gibt keinen Papierkorb-Ordner. Diese E-Mail wird endgültig gelöscht.“ Für ein kurzes Zeitfenster lässt sich das Löschen trotzdem rückgängig machen (siehe Endgültiges Löschen rückgängig machen).
Endgültiges Löschen rückgängig machen
Auch endgültiges Löschen lässt sich für ein kurzes Zeitfenster rückgängig machen: im Papierkorb, beim Leeren von Papierkorb oder Spam-Ordner und in einem Postfach ohne Papierkorb. Wie lang es ist, legen Sie unter Mein Profil → Senden rückgängig machen mit Zeitfenster fest; das gilt auch bei ausgeschaltetem verzögertem Senden.
Während dieses Zeitfensters zeigt eine Meldung die Schaltfläche Rückgängig. Gelöscht wird auf dem Mailserver, also auch dann, wenn Sie edulution vorher schließen.
| Meldung | Ursache und Abhilfe |
|---|---|
| E-Mails konnten nicht gelöscht werden – sie sind wieder sichtbar | Das Löschen ist auf dem Mailserver gescheitert, meist weil Ihnen in einem freigegebenen Postfach das Recht zum Löschen fehlt, seltener wegen einer gestörten Verbindung. Die Nachrichten bleiben erhalten. |
Darstellung von HTML-Nachrichten
Skripte und Formulare entfernt edulution vor der Anzeige, damit fremder Code nicht innerhalb von edulution ausgeführt wird. Ein eingebettetes Formular, etwa ein Umfrage- oder Anmeldefeld eines Newsletters, lässt sich deshalb nicht ausfüllen; nutzen Sie den Link zur Website des Absenders.
Bilder und andere extern nachgeladene Inhalte blendet edulution zum Schutz Ihrer Privatsphäre zunächst aus, bei jedem Absender. Eine dauerhafte Ausnahme für einzelne Absender gibt es nicht. Es erscheint der Hinweis „Um deine Privatsphäre zu schützen, wurde der automatische Download einiger Bilder in dieser Nachricht verhindert.“ Mit Bilder herunterladen laden Sie die Inhalte für diese Nachricht nach; die Freigabe gilt, bis Sie die Seite oder die Liste mit Aktualisieren neu laden, und auch für die Druckansicht.
E-Mail verfassen
Unter Von stehen neben Ihrer eigenen Adresse die freigegebenen Postfächer zur Auswahl, für die Sie eine Sendeberechtigung besitzen; die Adresse eines Verteilers, dem Sie angehören, steht dort nicht zur Auswahl.
Text und Anhänge zusammen dürfen höchstens 20 MB groß sein. Anhänge zählen dabei mit etwa einem Drittel mehr als ihrer Dateigröße, weil sie für den Versand kodiert werden. Solange die Grenze überschritten ist, speichert edulution den Entwurf nicht automatisch. Eine Nachricht nimmt außerdem höchstens zehn Anhänge auf; bei mehr scheitert das Senden mit der irreführenden Meldung Die Datei ist größer als 20 MB. Bitte komprimiere die Datei oder wähle eine kleinere.
Verzögertes Senden
Ist in Ihren E-Mail-Einstellungen das verzögerte Senden aktiviert (siehe Mein Profil → Senden rückgängig machen), verschickt edulution die Nachricht erst nach der eingestellten Dauer. Bis dahin zeigt die Meldung Nachricht wird gesendet … die Schaltfläche Rückgängig; sie bricht den Versand ab und öffnet die Nachricht mit allen Empfängern, dem Text und den Anhängen erneut zur Bearbeitung. Der Versand läuft auf dem Server, also auch dann, wenn Sie den Browser vorher schließen.
Schlägt der verzögerte Versand fehl (Verzögerte Nachricht konnte nicht gesendet werden), öffnet edulution die Nachricht erneut zur Bearbeitung, sofern edulution noch geöffnet ist. Ein bereits gespeicherter Entwurf bleibt in jedem Fall erhalten.
Empfängervorschläge im Adressfeld
Sobald Sie in An, CC oder BCC zu tippen beginnen, schlägt edulution passende Empfänger vor. Die Vorschläge stammen aus drei Quellen und erscheinen in dieser Reihenfolge:
- Zuletzt verwendete Empfänger aus Ihren vorherigen Nachrichten.
- Kontakte aus den Adressbüchern der Kontakte-App, sofern sie eingerichtet ist und Ihre Eingabe mindestens zwei Zeichen umfasst. Durchsucht werden gleichzeitig alle Adressbücher, auf die Sie Zugriff haben: Ihre eigenen, die für Sie freigegebenen und das globale Adressbuch. Am Vorschlag wird zusätzlich das Adressbuch genannt, aus dem er stammt; steht dieselbe Adresse in mehreren Adressbüchern, erscheint sie einmal und nennt alle.
- Empfänger aus dem Verzeichnis: Verteiler, Alias-Adressen und freigegebene Postfächer. Auf einer Instanz mit mehreren Schulen stehen darunter auch die der anderen Schulen. Verteiler, die ein Administrator in edulution unter Einstellungen → Gruppen angelegt hat, schlägt das Adressfeld nicht vor; ihre Adresse geben Sie vollständig ein.
Die Liste ist auf 50 Vorschläge begrenzt.
Auf die Schreibweise von Umlauten und Sonderzeichen kommt es dabei nicht an: Müller, Mueller und Muller führen zum selben Vorschlag, gleich welche Schreibweise im Verzeichnis oder im Kontakt hinterlegt ist. Dasselbe gilt für ß und ss sowie für Akzentzeichen. Wie in der Kontaktsuche wird die Schreibweise bei sehr kurzen Eingaben nicht zusätzlich vereinfacht.
Das Verzeichnis liefert keine einzelnen Personen. Ist die Kontakte-App für Sie nicht eingerichtet, schlägt edulution daher nur zuletzt verwendete Empfänger, Verteiler, Alias-Adressen und freigegebene Postfächer vor. Ein Hinweis darauf erscheint nicht.
Eine Adresse, zu der Sie keinen Kontakt haben, tippen Sie wie gewohnt vollständig ein; sie wird als Empfänger übernommen. Personen, die Sie häufig anschreiben, legen Sie am besten als Kontakt in einem Ihrer Adressbücher an.
Die Eltern eines Kindes erreichen Sie über den zugehörigen Eltern-Verteiler, den Sie auch durch Eingabe des Namens des Kindes finden. Der Vorschlag weist dann zusätzlich aus, über welches Kind er gefunden wurde; das hilft, wenn mehrere Familien denselben Nachnamen tragen. Auch hier spielt die Schreibweise keine Rolle: Öztürk, Oeztuerk und Ozturk führen gleichermaßen zum Eltern-Verteiler des Kindes. Einzelne Elternteile werden nur vorgeschlagen, wenn sie in einem Ihrer Adressbücher stehen.
Verteiler als Empfänger
Einen Verteiler aus den Vorschlägen zeigt das Adressfeld als einen Eintrag mit Gruppensymbol und der Zahl seiner Mitglieder.
| Element am Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppensymbol und Name | Ein Klick darauf kopiert die Adresse des Verteilers in die Zwischenablage |
| Pluszeichen (… in Empfänger auflösen) | Ersetzt den Verteiler durch seine einzelnen Mitglieder, damit Sie einzelne Personen entfernen können |
| Warnsymbol (Mitglieder erneut laden) | Die Mitglieder konnten nicht geladen werden; ein Klick versucht es erneut |
Lösen Sie den Verteiler nicht auf, verteilt das Mailsystem die Nachricht an seine Mitglieder; die Zustellung ist dieselbe.
Auflösen lassen sich nur Verteiler, die das Mailsystem als solche kennt. Lassen sich zu einem Verteiler keine Mitglieder ermitteln, bleibt er ohne Zahl und ohne Pluszeichen stehen. Als einzelne Adresse ist er weiterhin verwendbar, und die Nachricht wird normal an ihn versendet.
Ohne Mitglieder bleiben auch Verteiler einer anderen Schule der Instanz. Dasselbe gilt für schulübergreifende Verteiler, die zu keiner einzelnen Schule gehören, und zwar auch auf einer Instanz mit nur einer Schule. Sie lassen sich wie jeder andere Verteiler auswählen und anschreiben, und die Nachricht wird zugestellt; ihre Mitglieder zeigt edulution jedoch nicht an. Ein Warnsymbol erscheint dafür nicht, da es sich nicht um einen Fehler handelt.
Empfängerprüfung beim Senden
Beim Senden prüft edulution, ob Empfänger mit einer Adresse Ihrer Organisation im Mailsystem bekannt sind. Dabei werden neben den primären Adressen auch Alias-Adressen (zusätzliche Adressformen einer Person oder Gruppe) und Alias-Domänen berücksichtigt. Externe Adressen werden nicht geprüft und immer versendet.
- Ist kein Empfänger im Mailsystem bekannt, wird die Nachricht nicht gesendet. Sie erhalten einen Hinweis mit den betroffenen Adressen, und die Nachricht bleibt zur Bearbeitung geöffnet.
- Sind nur einzelne Empfänger unbekannt, wird die Nachricht an die übrigen Empfänger gesendet; die übersprungenen Adressen werden Ihnen angezeigt.
- Ist das Mailsystem vorübergehend nicht erreichbar, wird die Prüfung für diesen Sendevorgang übersprungen, damit gültige Empfänger nicht fälschlich abgewiesen werden. Die Empfängervorschläge zeigen dann gegebenenfalls kurzzeitig keine Alias-Adressen an.
Schreibfenster schließen
Beim Verwerfen einer neuen Nachricht löscht edulution auch den bereits automatisch gespeicherten Entwurf. Bearbeiten Sie einen vorhandenen Entwurf, stellt Verwerfen dessen vorherige Fassung wieder her. Ist die Nachricht zu groß für einen Entwurf, fehlt Als Entwurf speichern; Sie können sie dann nur verwerfen oder weiter bearbeiten.
HTML-Quelltext bearbeiten
Mit HTML-Quellcode in der Formatierungsleiste wechseln Sie zur direkten HTML-Bearbeitung, mit Editor zurück. Fertiges HTML, etwa einen gestalteten Newsletter aus einer Vorlage, fügen Sie im HTML-Quellcode ein. Aufbau und Gestaltung übernimmt edulution; ergänzt werden nur Umbruchregeln, damit lange Wörter und Links in allen Mailprogrammen umbrechen.
Der formatierte Editor unterstützt nicht alle HTML-Bestandteile, etwa eigene Formatvorlagen (<style>), eingebettete Frames oder SVG-Grafiken. Schalten Sie mit solchem HTML zurück zu Editor, gehen diese Bestandteile verloren. Der Dialog Nicht unterstütztes HTML listet sie vorher auf; bleiben Sie im Zweifel im HTML-Quellcode, bis Sie die Nachricht versenden.
Fügen Sie HTML-Quelltext direkt in die formatierte Ansicht ein, wird er als reiner Text übernommen und die Tags erscheinen sichtbar in der Nachricht. Verwenden Sie dafür HTML-Quellcode.
Benachrichtigungen bei neuen E-Mails
Trifft eine neue E-Mail ein, werden Sie in edulution benachrichtigt: über die Benachrichtigungen der Plattform und, sofern auf Ihrem Gerät eingerichtet, zusätzlich als Push-Benachrichtigung. Nachrichten, die im Spam-Ordner oder im Papierkorb landen, lösen keine Benachrichtigung aus.
Hinweis auf aktive automatische Antwort
Ist eine automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) aktiv, nennt die E-Mail-App im Kopfbereich den Namen der aktiven Vorlage. Haben Sie ein freigegebenes Postfach ausgewählt, bezieht sich der Hinweis auf dieses Postfach, sofern Sie dessen automatische Antwort verwalten dürfen; sonst erscheint keiner.
Einstellungen
Signatur, verzögertes Senden, automatische Antwort, Weiterleitung und Filter verwalten Sie in den E-Mail-Einstellungen (siehe Mein Profil → E-Mail).
Die Sprache des über In SOGo öffnen erreichbaren Webmailers richtet sich nach der Sprache, die Sie unter Mein Profil → Sprache gewählt haben; dasselbe gilt für Benachrichtigungen, die das Mailsystem selbst verschickt. Das Theme des Webmailers legt dagegen die Administration fest.
Ob die E-Mail-App für Sie sichtbar ist, an welcher Stelle sie in der App-Liste erscheint und welches Theme der Webmailer verwendet, legt die Administration Ihrer Schule fest. Dasselbe gilt für den Zugriff auf freigegebene Postfächer: Fehlt Ihnen ein Postfach, für das Sie berechtigt sein sollten, kann nur die Administration das einrichten.
Einrichtung (für Administratoren)
Welche Nutzergruppen die E-Mail-App überhaupt sehen, an welcher Stelle sie in der App-Liste erscheint und welches Theme der SOGo-Webmailer verwendet, legen Administratoren unter Einstellungen → E-Mails fest.
Die Postfächer selbst — anlegen, Speicherplatz vergeben, löschen sowie ein Postfach als freigegebenes Postfach an weitere Benutzer freigeben — verwalten Administratoren unter Mailboxen und geteilte Postfächer.
Einzelne Personen schlagen die Empfängerfelder ausschließlich aus den Adressbüchern der Kontakte-App vor. Ist die Kontakte-App nicht konfiguriert oder für eine Nutzergruppe nicht freigegeben, erhalten deren Mitglieder beim Verfassen keine Personenvorschläge. Verteiler, Alias-Adressen und freigegebene Postfächer stehen weiterhin zur Verfügung, und eine Fehlermeldung erscheint nicht.
Auf einer Mailcow-Installation stellt SOGo jedem Benutzer zusätzlich systemweite Adressbücher bereit: das globale Adressbuch der Mail-Domain und, je nach Konfiguration, das Adressbuch Benutzer. Beide enthalten die Postfächer aller Schulen der Instanz. Über sie finden Benutzer beim Verfassen daher auch Personen anderer Schulen. Soll das nicht möglich sein, schalten Sie in der SOGo-Konfiguration für beide Benutzerquellen die Verwendung als Adressbuch ab (isAddressBook). Personenvorschläge stammen danach nur noch aus den eigenen und den freigegebenen Adressbüchern.
Die Mitglieder von Verteilern einer anderen Schule und von schulübergreifenden Verteilern zeigt edulution beim Verfassen nicht an (siehe Verteiler als Empfänger). Für solche Verteiler lässt sich auch kein Kalender freigeben (siehe Freigabe an einen Verteiler). Ausgenommen sind Global-Admins: Sie gehören keiner einzelnen Schule an, sehen die Mitglieder aller Verteiler und können Kalender für jeden Verteiler freigeben.
Postfach-Freigaben und die Übernahme der Profilsprache in den Webmailer laufen nicht über IMAP, sondern über die DAV-Verbindung der E-Mail-App. Diese Verbindung gilt ausschließlich für die E-Mail-App: Die Kalender- und die Kontakte-App bringen jeweils eine eigene mit, und eine dort abgeschaltete Zertifikatsprüfung lockert die Prüfung der E-Mail-Verbindung nicht. Ist die DAV-URL fehlerhaft eingetragen, betrifft das nur diese Funktionen — Nachrichten lesen, verfassen, Ordner und Filter bleiben davon unberührt.