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Admin-Features & Tipps

Erweiterte Funktionen und Tipps für Administratoren zur Verwaltung von edulution Mail.

🔗 Direkt-Links mit vorausgefüllten Daten​

Als Administrator können Sie Links zur Client-Anleitungen mit vorausgefüllten Daten erstellen und an Benutzer weitergeben.

Query-Parameter​

Die Dokumentationsseiten unterstützen folgende URL-Parameter:

ParameterBeschreibungBeispiel
domainMail-Server Domainmail.ihre-schule.de
emailE-Mail-Adresse des Benutzersmax.mustermann@ihre-schule.de

Nur Domain vorausfüllen:

https://docs.edulution.io/docs/edulution-mail/mail-clients/server-settings?domain=mail.beispielschule.de

Domain und E-Mail vorausfüllen:

https://docs.edulution.io/docs/edulution-mail/mail-clients/server-settings?email=max@beispiel.de&domain=mail.beispiel.de

Direkt zur Apple Mail Anleitung:

https://docs.edulution.io/docs/edulution-mail/mail-clients/apple-mail?email=max@beispiel.de&domain=mail.beispiel.de

Praktische Anwendungsfälle​

1. Willkommens-E-Mail für neue Benutzer

Hallo Max,

Ihr E-Mail-Konto wurde eingerichtet!

Klicken Sie hier für die Einrichtungsanleitung:
https://docs.edulution.io/docs/edulution-mail/mail-clients/server-settings?email=max.mustermann@ihre-schule.de

Beste Grüße
Ihr IT-Team

2. Kollegen-Dokumentation

  • Erstellen Sie personalisierte Links für jeden Kollegen
  • Senden Sie diese z.B. per E-Mail oder Chat
  • Die Server-Einstellungen sind bereits ausgefüllt

3. Intranet/Wiki Integration

  • Erstellen Sie einen Link-Generator in Ihrem Intranet
  • Automatisches Einfügen der Schul-Domain
  • Benutzer müssen nur noch ihre E-Mail-Adresse eingeben

4. Support-Tickets

  • Fügen Sie vorgenerierte Links in Support-Antworten ein
  • Spart Zeit bei der Fehlerbehebung
  • Benutzer sehen sofort die richtigen Einstellungen

📧 .mobileconfig Profil-Verwaltung​

Apple-Profile vom Webmail​

Benutzer können ihre .mobileconfig-Datei selbst im Webmail generieren:

  1. Webmail öffnen: https://mail.ihre-domain.de/SOGo
  2. Einstellungen (Zahnrad) → Apple Profile
  3. .mobileconfig herunterladen
  4. Profil auf iOS/macOS installieren

Vorteile der Webmail-Methode​

  • ✅ App-Passwörter: Automatisch generiert und eingebettet
  • ✅ Sicherheit: Haupt-Passwort bleibt geschützt
  • ✅ Vollständig: E-Mail (IMAP/SMTP), Kalender (CalDAV), Kontakte (CardDAV)
  • ✅ Self-Service: Benutzer können es selbst machen
  • ✅ Widerrufbar: App-Passwörter können einzeln gelöscht werden

Massenverteilung (für viele Benutzer)​

Falls Sie viele Benutzer gleichzeitig einrichten müssen:

  1. Automatische Konfiguration bevorzugen

    • Mailcow stellt autoconfig/autodiscover bereit
    • Thunderbird und Apple Mail erkennen automatisch

  2. Schulungs-Session

    • Zeigen Sie Benutzern wie sie .mobileconfig selbst herunterladen
    • Einmalige Schulung spart Support-Aufwand

  3. Dokumentation verteilen

    • Erstellen Sie personalisierte Links (siehe oben)
    • Versenden Sie diese per E-Mail oder Rundschreiben

🔧 Troubleshooting für Admins​

Häufige Support-Anfragen​

"Automatische Konfiguration funktioniert nicht"

Checkliste:

  • DNS-Einträge korrekt? (autoconfig.ihre-domain.de, autodiscover.ihre-domain.de)
  • SSL-Zertifikat gültig?
  • Firewall-Ports offen? (443, 993, 465)
  • Client auf aktueller Version?

"Outlook funktioniert nicht"

Antwort:

  • Outlook 2019+ unterstützt kein ActiveSync ohne OAuth2
  • Empfehlen Sie Migration zu Thunderbird
  • Alternativ: Nur IMAP/SMTP nutzen (ohne Kalender/Kontakte)
  • Siehe: Outlook Anleitung

"Kalender/Kontakte synchronisieren nicht"

Checkliste:

  • CalDAV/CardDAV URLs korrekt?
  • Benutzername = vollständige E-Mail-Adresse?
  • Ports 443 erreichbar?
  • Bei iOS: Account in Einstellungen aktiviert?

Nützliche Admin-Befehle​

Mailcow Logs anzeigen:

docker-compose logs -f --tail=100 sogo-mailcow
docker-compose logs -f --tail=100 dovecot-mailcow

SOGo Cache leeren:

docker-compose exec -u sogo sogo-mailcow sogo-tool expire-sessions

App-Passwörter anzeigen:

  • Webmail → Administration → Benutzer → [Benutzer auswählen] → App-Passwörter

📊 Best Practices​

Für neue Installationen​

  1. Autoconfig/Autodiscover testen

    • Testen Sie mit Thunderbird und Apple Mail
    • Stellen Sie sicher, dass DNS korrekt konfiguriert ist

  2. Dokumentation vorbereiten

    • Erstellen Sie Links mit Ihrer Domain
    • Verteilen Sie diese an Benutzer

  3. Schulung planen

    • Zeigen Sie .mobileconfig Download
    • Erklären Sie App-Passwörter
    • Demonstrieren Sie Thunderbird Auto-Setup

Für bestehende Benutzer​

  1. Migration kommunizieren

    • Ankündigung rechtzeitig versenden
    • Klare Anleitungen bereitstellen
    • Support-Zeitfenster einplanen

  2. Outlook-Nutzer informieren

    • Frühzeitig über Einschränkungen informieren
    • Thunderbird als Alternative anbieten
    • Schulung anbieten

  3. Self-Service fördern

    • Dokumentation gut sichtbar verlinken
    • FAQs erstellen
    • Video-Tutorials (optional)

🔒 Sicherheitshinweise​

App-Passwörter​

  • ✅ Verwenden Sie App-Passwörter für mobile Geräte
  • ✅ Haupt-Passwort nur für Webmail
  • ✅ Regelmäßige Überprüfung aktiver App-Passwörter
  • ✅ Bei Geräteverlust: App-Passwort sofort widerrufen

Passwort-Richtlinien​

  • Mindestlänge: 12 Zeichen
  • Komplexität erzwingen
  • Regelmäßige Passwort-Änderung (optional)
  • 2FA aktivieren (falls verfügbar)

Monitoring​

  • Regelmäßige Log-Überprüfung
  • Ungewöhnliche Login-Versuche überwachen
  • Große Datenmengen-Transfers beobachten
  • Bounce-Rate im Auge behalten

📞 Support-Ressourcen​