Zum Hauptinhalt springen

Automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz)

Mit der automatischen Antwort richten Benutzer eine Abwesenheitsnotiz für ihr Postfach ein – zum Beispiel während des Urlaubs. edulution verwaltet dafür ein Sieve-vacation-Skript (RFC 5230) über das ManageSieve-Protokoll (RFC 5804). Die Verwaltung erfolgt direkt in edulution, die Sieve-Verwaltung von SOGo ist deaktiviert (edulution besitzt das aktive Skript).

Die Einstellungen finden sich unter Benutzereinstellungen ▸ E-Mail ▸ Automatische Antwort.

Eigenes Postfach​

Ein Benutzer kann mehrere Vorlagen (Presets) anlegen, von denen immer nur eine aktiv ist. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Name – Bezeichnung der Vorlage.
  • Betreff – Betreff der automatischen Antwort. Mit dem Platzhalter ${subject} lässt sich der ursprüngliche Betreff der eingehenden Nachricht einfügen.
  • Nachricht – der Text der automatischen Antwort.
  • Antwortintervall – Mindestanzahl an Tagen zwischen zwei Antworten an denselben Absender.
  • Adressen – die eigenen Adressen (primär + Aliasse), für die die Antwort gilt. Über Standardadressen hinzufügen werden alle eigenen Adressen übernommen.
  • Eingehende Nachrichten verwerfen – optionales Verwerfen der eingehenden Nachricht.
  • Zeitraum, Wochentage und Tageszeit – optionale zeitliche Einschränkung der automatischen Antwort.

Über Aktivieren / Deaktivieren wird die gewählte Vorlage scharf geschaltet bzw. abgeschaltet. Beim Aktivieren wird das Sieve-Skript auf dem Mailserver erzeugt; beim Deaktivieren wird es wieder entfernt.

tipp

Eine bereits in SOGo eingerichtete Abwesenheitsnotiz wird beim ersten Öffnen automatisch als Vorlage importiert.

Freigegebene Postfächer​

Berechtigte Benutzer können zusätzlich die automatische Antwort eines freigegebenen Postfachs (z. B. verwaltung@…) verwalten. Der Abschnitt Automatische Antwort für freigegebene Postfächer erscheint nur, wenn der angemeldete Benutzer mindestens ein freigegebenes Postfach verwalten darf.

  • Wer darf verwalten? Jeder Benutzer, der als Delegierter des freigegebenen Postfachs eingetragen ist (dieselbe Berechtigung wie für das Senden im Namen des Postfachs).
  • Auswahl – über die Auswahlliste wird das gewünschte freigegebene Postfach gewählt; darunter erscheint dieselbe Vorlagen-Verwaltung wie für das eigene Postfach.
  • Eine aktive Antwort pro Postfach – die automatische Antwort gehört dem Postfach und ist für alle Delegierten sichtbar; es ist immer nur eine Vorlage aktiv.

Voraussetzung für Administratoren: ManageSieve-Master-Benutzer​

Damit edulution die automatische Antwort eines freigegebenen Postfachs setzen kann, meldet sich der Server über ManageSieve als Dovecot-Master- Benutzer im Namen des Zielpostfachs an (SASL PLAIN mit Autorisierungs-Identität). Für das eigene Postfach ist das nicht erforderlich.

Der edulution-Installer erzeugt dieses Master-Geheimnis automatisch und hinterlegt es auf beiden Seiten (analog zum MAILCOW_API_TOKEN):

  • DOVECOT_MASTER_USER / DOVECOT_MASTER_PASS für den edulution-mail-Container (werden beim Start in die mailcow.conf übernommen),
  • MAIL_MANAGESIEVE_MASTER_USER / MAIL_MANAGESIEVE_MASTER_PASS für edulution-api.

Die Werte lassen sich nachträglich in der edulution-Oberfläche unter Einstellungen ▸ E-Mail ändern:

  • ManageSieve-Master-Benutzer (z. B. edulution-sieve@mailcow.local)
  • ManageSieve-Master-Passwort (maskiertes Feld)

Bleiben die Felder leer, werden die Werte aus den oben genannten Umgebungsvariablen verwendet.

vorsicht

Ist kein Master-Benutzer konfiguriert, bleibt die automatische Antwort für freigegebene Postfächer deaktiviert und meldet einen entsprechenden Hinweis. Die automatische Antwort für das eigene Postfach ist davon nicht betroffen.

tipp

Der ManageSieve-Server (Host/Port) wird ebenfalls unter Einstellungen ▸ E-Mail konfiguriert. Ohne eigene Angabe wird der IMAP-Host verwendet; der Standard-Port ist 4190.