Mailboxen und geteilte Postfächer
Mailboxen lassen sich direkt aus edulution Plattform heraus anlegen, bearbeiten und löschen – ein Wechsel in die Mailcow-Oberfläche ist dafür nicht mehr nötig. Zusätzlich verwaltet edulution hier geteilte Postfächer: Postfächer, auf die mehrere Benutzer zugreifen und in deren Namen sie E-Mails versenden dürfen.
Die Mailbox-Verwaltung steht ausschließlich Global-Administratoren sowie den Mitgliedern der festgelegten Administratorengruppen offen. Alle Aktionen wirken unmittelbar auf dem Mailserver.
Die Verwaltung finden Sie unter Einstellungen → E-Mails → Mailbox-Verwaltung. Voraussetzung ist ein gültiger Mailcow-API-Zugang, siehe Mail-App konfigurieren.
Sind URL und API-Schlüssel nicht hinterlegt oder antwortet Mailcow nicht, bleibt die Tabelle leer und es erscheint die Meldung „Mailcow-Mailboxen konnten nicht abgerufen werden“.
Die Mailbox-Tabelle
Die Tabelle listet alle Mailboxen der angebundenen Mailcow-Instanz:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Benutzername | Vollständige E-Mail-Adresse der Mailbox. Geteilte Postfächer tragen zusätzlich die Markierung Shared |
| Name | Anzeigename, z. B. Max Mustermann |
| Domain | Mail-Domain der Mailbox |
| Quota | Belegter und zugewiesener Speicherplatz, z. B. 2,1 GB / 3 GB |
| Aktiv | Ob die Mailbox nutzbar ist |
| Nachrichten | Anzahl der gespeicherten Nachrichten |
Über das Suchfeld filtern Sie nach Benutzernamen. Der Filter Nur Shared blendet alles aus, was kein geteiltes Postfach ist.
Mehrere Mailboxen auf einmal zu löschen ist nicht vorgesehen. Öffnen Sie die Mailbox per Klick auf die Zeile und verwenden Sie dort Löschen.
Mailbox anlegen
Die Schaltfläche Hinzufügen öffnet den Dialog Mailbox erstellen mit folgenden Feldern:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Lokaler Teil | Teil der Adresse vor dem @, z. B. max.mustermann |
| Domain | Auswahlliste der in Mailcow angelegten Domains |
| Name | Anzeigename, erscheint als Absendername |
| Quota (MB) | Speicherplatz der Mailbox, voreingestellt 3072 MB (3 GB) |
| Passwort / Passwort bestätigen | Anmeldekennwort der Mailbox |
Regeln für die Eingaben
- Lokaler Teil: Buchstaben, Ziffern,
_,+und-, durch einzelne Punkte trennbar; höchstens 64 Zeichen. Die Eingabe wird beim Speichern in Kleinbuchstaben umgewandelt. - Domain: auswählbar sind ausschließlich Domains, die Mailcow bereits kennt. Existiert genau eine Domain, ist sie vorausgewählt. Bleibt die Liste leer, konnten die Domains nicht geladen werden; prüfen Sie dann zuerst die Mailcow-Verbindung.
- Quota: mindestens 1 MB, höchstens 1.048.576 MB (1 TiB). Eine Quota von 0, die Mailcow als „unbegrenzt“ deutet, lässt sich über diese Oberfläche nicht eintragen.
- Passwort: mindestens 8 Zeichen und mindestens eine Ziffer sowie ein Sonderzeichen.
Adresse und Domain stehen nur beim Anlegen zur Verfügung. Beim Bearbeiten einer bestehenden Mailbox sind sie ausgeblendet, da Mailcow das Umbenennen einer Mailbox nicht unterstützt – legen Sie in diesem Fall eine neue Mailbox an.
SOGo Zugriff, IMAP Zugriff, POP3 Zugriff und SMTP Zugriff werden im Dialog Mailbox erstellen zwar angezeigt, beim Anlegen aber nicht an Mailcow übertragen – eine neue Mailbox erhält immer die Mailcow-Standardwerte. Wollen Sie einzelne Protokolle sperren, öffnen Sie die Mailbox nach dem Anlegen erneut und speichern die Schalter dort.
Mailbox bearbeiten
Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Dialog Mailbox bearbeiten. Neben Anzeigename, Quota und den Zugriffseinstellungen stehen hier zusätzlich die Benutzer-ACL und die Felder für geteilte Postfächer zur Verfügung.
Das Feld Passwort bleibt beim Bearbeiten leer und trägt den Platzhalter Unverändert lassen. Nur wenn Sie hier etwas eintragen, wird das Kennwort geändert.
Das Speichern einer bestehenden Mailbox löst nacheinander bis zu drei Anfragen aus: Mailbox-Daten, Benutzer-ACL und Berechtigungen des geteilten Postfachs. Schlägt eine der späteren fehl, bleiben die bereits übernommenen Änderungen bestehen. Der Dialog bleibt dann geöffnet und die Tabelle wird neu geladen, sodass Sie den tatsächlichen Stand sehen.
Scheitert beim Anlegen lediglich die Freigabe, bleibt die neue Mailbox bestehen: Der Dialog schließt und Sie erhalten den Hinweis „Mailbox erstellt, aber die Berechtigungen konnten nicht angewendet werden“. Öffnen Sie die Mailbox anschließend erneut, um die Freigabe nachzuholen.
Zugriffseinstellungen
Diese Schalter entsprechen den gleichnamigen Optionen in Mailcow und gelten für jede Mailbox:
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Aktiv | Die Mailbox ist nutzbar. Ausgeschaltet bleiben die Daten erhalten, eine Anmeldung ist aber nicht möglich |
| Passwortänderung erzwingen | Der Benutzer muss das Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern |
| SOGo Zugriff | Zugang zur Webmail-Oberfläche |
| IMAP Zugriff | Zugang per IMAP – auch der integrierte Client von edulution benötigt dieses Recht |
| POP3 Zugriff | Zugang per POP3 |
| SMTP Zugriff | Versand über den Mailserver |
Der in edulution Plattform integrierte E-Mail-Client greift über IMAP und SMTP auf den Mailserver zu. Ist IMAP Zugriff oder SMTP Zugriff deaktiviert, kann der Benutzer die Mail-App nicht mehr verwenden – auch dann nicht, wenn die Webmail-Oberfläche weiterhin funktioniert.
Benutzer-ACL
Der Abschnitt Benutzer-ACL erscheint beim Bearbeiten einer Mailbox und legt fest, welche Einstellungen der Benutzer in der Webmail-Oberfläche selbst ändern darf: Spam-Alias, TLS-Richtlinie, Spam-Score, Spam-Richtlinie, Trennzeichen-Aktion, Sync-Jobs, EAS-Reset, SOGo-Profil-Reset, Pushover, Quarantäne, Quarantäne-Anhänge, Quarantäne-Benachrichtigung, Quarantäne-Kategorie und App-Passwörter. Sie hat nichts mit der Freigabe an andere Benutzer zu tun.
Der Dialog liest den aktuellen Stand nicht aus Mailcow aus, sondern zeigt beim Öffnen immer alle 14 Optionen als aktiviert an. Mit dem Speichern werden sie dadurch auch alle wieder erteilt – auch solche, die Sie zuvor direkt in Mailcow abgeschaltet hatten. Sollen einzelne Optionen gesperrt bleiben, schalten Sie sie vor jedem Speichern erneut ab.
Sollen Benutzer ihre E-Mails aus einem alten Postfach selbst importieren, muss Sync-Jobs aktiviert bleiben. Siehe Benutzer: E-Mails migrieren.
Geteilte Postfächer
Ein geteiltes Postfach ist eine gewöhnliche Mailbox – etwa sekretariat@ihre-schule.de –, auf die mehrere Personen mit ihrem eigenen Konto zugreifen. Der Schalter Shared Mailbox im Mailbox-Dialog markiert eine Mailbox als geteilt und blendet die zugehörigen Felder ein.
Berechtigte Benutzer
Unter Berechtigte Benutzer wählen Sie die Mailboxen aus, die Zugriff erhalten sollen – zur Auswahl stehen ausschließlich Adressen, die selbst eine Mailbox auf dem Mailserver besitzen. Beim Speichern nimmt edulution zwei Dinge vor:
- Es setzt die IMAP-Zugriffsrechte auf den freigegebenen Ordnern des Postfachs.
- Es trägt das geteilte Postfach als erlaubte Absenderadresse der berechtigten Benutzer ein. Diese können anschließend in der Mail-App im Namen des Postfachs schreiben.
Wird ein Benutzer aus der Liste entfernt, werden beide Rechte wieder entzogen.
Shared Mailbox auszuschalten entfernt nur die Markierung – die bereits erteilten Zugriffsrechte und die Sendeberechtigung bleiben bestehen. Nehmen Sie eine Freigabe deshalb zurück, indem Sie die Liste Berechtigte Benutzer leeren und speichern; erst danach schalten Sie den Schalter aus.
Ist es dafür bereits zu spät, schalten Sie Shared Mailbox wieder ein: Die betroffenen Konten erscheinen dann unter Berechtigungen ohne Eintrag und lassen sich durch Speichern entziehen.
Geteilte Ordner
Geteilte Ordner steht beim Bearbeiten zur Verfügung und schränkt ein, auf welche Ordner sich die Berechtigung erstreckt. Ohne Auswahl ermittelt edulution beim ersten Speichern die vorhandenen Ordner des Postfachs und gibt diese frei.
Ordner, die der Mailserver nur als Zwischenebene für Unterordner führt, können keine Berechtigungen tragen. Sie werden gar nicht erst zur Auswahl angeboten und beim Speichern übersprungen, falls sie noch aus einer früheren Freigabe in der Liste stehen.
Passwort des Postfachs
Um die Rechte auf den Ordnern setzen zu können, meldet sich edulution selbst am Postfach an. Solange Shared Mailbox aktiv ist und noch keine Zugangsdaten hinterlegt sind, ist Passwort deshalb ein Pflichtfeld: Es erscheint der Hinweis „Passwort ist erforderlich, um die Mailbox zu teilen“, und Speichern bleibt gesperrt. Das Passwort wird bereits im Browser verschlüsselt, nur verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für die Rechtevergabe verwendet.
Ändern Sie das Passwort des Postfachs in Mailcow oder SOGo, tragen Sie es auch hier neu ein. Andernfalls scheitern das Laden der Ordnerliste und jede weitere Freigabe mit der Meldung „IMAP-Anmeldung fehlgeschlagen: Zugangsdaten wurden abgelehnt“.
Hinweise beim Speichern
Weil die Rechte auf zwei Systemen liegen – in Mailcow und auf den IMAP-Ordnern – kann der Abgleich unvollständig bleiben. Beim Öffnen einer freigegebenen Mailbox vergleicht edulution die Liste Berechtigte Benutzer mit den Rechten, die auf dem Mailserver tatsächlich gesetzt sind, und weist im Dialog auf Abweichungen hin:
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| Berechtigungen ohne Eintrag | Diese Konten haben auf dem Mailserver Zugriff, stehen aber nicht in der Liste. Speichern entzieht ihnen den Zugriff |
| Abgleich unvollständig | Für die genannten Ordner ließen sich die Rechte auf dem Mailserver nicht lesen. Dort bestehende Zugriffe bleiben unangetastet und erscheinen nicht unter Berechtigungen ohne Eintrag |
Solche Abweichungen entstehen, wenn Rechte außerhalb von edulution vergeben wurden – etwa direkt in Mailcow oder SOGo – oder wenn eine frühere Freigabe nur teilweise zurückgenommen werden konnte. Ein leeres Feld Berechtigungen ohne Eintrag bedeutet bei unvollständigem Abgleich also nicht, dass es keine gibt.
Nach dem Speichern benennt edulution, was nicht vollständig durchlief:
| Meldung | Bedeutung |
|---|---|
| „Berechtigungen gespeichert. Für diese Ordner konnten keine Rechte gesetzt werden: …“ | Die Freigabe ist gespeichert, auf den genannten Ordnern ließen sich die Rechte nicht setzen |
| „Für diese Konten konnte keine einzige Berechtigung gesetzt werden. Sie wurden nicht gespeichert: …“ | Für die genannten Konten ließ sich kein einziges Recht setzen, sie wurden deshalb nicht übernommen |
| „Der Entzug konnte nicht abgeschlossen werden. Diese Konten behalten Zugriff: …“ | Der Entzug lief nicht durch. Die Konten bleiben bewusst in Berechtigte Benutzer stehen, solange sie irgendwo noch Rechte besitzen |
| „Berechtigte gespeichert. Für diese Ordner konnten die Berechtigungen auf dem Mailserver nicht gelesen werden …“ | Der Abgleich blieb unvollständig; dort bestehende Zugriffe blieben unangetastet |
Speichern Sie erneut, sobald die Ursache behoben ist – der fehlgeschlagene Schritt wird dann wiederholt.
Mailbox löschen
Im Dialog Mailbox bearbeiten entfernt die Schaltfläche Löschen die Mailbox samt Inhalt. edulution fragt vorher nach.
Alle E-Mails und Daten der Mailbox werden unwiderruflich gelöscht. Ein Wiederherstellen ist nur aus einer Sicherung des Mailservers möglich.
Beim Löschen räumt edulution zusätzlich auf: Die Mailbox wird als berechtigter Benutzer aus allen geteilten Postfächern entfernt, und die Einträge für erlaubte Absenderadressen werden bereinigt. War die gelöschte Mailbox selbst ein geteiltes Postfach, entfällt auch der zugehörige Eintrag mit dem gespeicherten Passwort. Die Empfängervorschläge der Mail-App werden ebenfalls aufgefrischt, sodass die Adresse dort nicht mehr vorgeschlagen wird.
Häufige Fehlermeldungen
| Meldung | Ursache |
|---|---|
| Eine Mailbox mit dieser Adresse existiert bereits | Lokaler Teil und Domain sind bereits vergeben |
| Das Passwort entspricht nicht der konfigurierten Komplexitätsrichtlinie | Mailcows eigene Passwortrichtlinie ist strenger als die Prüfung im Dialog |
| Die maximale Anzahl an Mailboxen für diese Domain ist erreicht | Das in Mailcow gesetzte Mailbox-Limit der Domain ist ausgeschöpft |
| Die gewünschte Quota überschreitet das verbleibende Domain-Kontingent | Die Summe aller Quotas würde das Kontingent der Domain übersteigen |
| Mailcow hat den Zugriff verweigert (API-Token prüfen) | Der hinterlegte API-Schlüssel ist ungültig oder hat zu wenig Rechte |
Siehe auch
- Mail-App konfigurieren – Mailcow-API, IMAP, SMTP und externe Provider
- Administration – Mailcow-Oberfläche und Webmail
- Verteilerlisten – projektbasierte E-Mail-Verteiler
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