Teilen und Berechtigungen
Dateien und Ordner geben Sie in edulution über einen Freigabe-Link weiter. Eine Freigabe legt dabei nicht nur fest, wer Zugriff bekommt, sondern über Bereiche auch, was die jeweilige Person tun darf – von „nur ansehen" bis zum Vollzugriff auf einen Ordner.
Auf freigegebene Inhalte gibt es zwei Wege:
- über den Freigabe-Link, den Sie weitergeben
- direkt in edulution unter Geteilte Dateien – dort finden angemeldete Nutzerinnen und Nutzer alle Freigaben, an denen sie beteiligt sind, ganz ohne Link
Freigabe erstellen
- Wählen Sie in der Dateiliste eine Datei oder einen Ordner über die Checkbox aus
- Klicken Sie unten auf Teilen
- Legen Sie im Dialog die Bereiche, das Ablaufdatum und optional Beschreibung und Passwort fest
- Bestätigen Sie – der Link wird erzeugt und erscheint unter Geteilte Dateien
Den fertigen Link kopieren Sie später über Bearbeiten aus dem Feld Freigabelink oder über das Kopier-Symbol in der Liste.
Bereiche und Berechtigungen
Jede Freigabe besteht aus einem oder mehreren Bereichen. Ein Bereich beantwortet zwei Fragen: für wen er gilt und welche Rechte dort gelten. Über Bereich hinzufügen legen Sie weitere an – so kann dieselbe Freigabe etwa allen Kolleginnen und Kollegen Lesezugriff geben und einer bestimmten Gruppe zusätzlich Schreibrechte.
Sichtbarkeit eines Bereichs
| Sichtbarkeit | Bedeutung |
|---|---|
| 🌐 Öffentlich | Jeder, der den Freigabe-Link hat, kann auf diesen Inhalt zugreifen |
| 👤 Eingeschränkt | Nur die ausgewählten Benutzer und Gruppen haben Zugriff – eine Anmeldung in edulution ist nötig |
Bei Eingeschränkt erscheint ein Suchfeld, über das Sie einzelne Personen und ganze Gruppen hinzufügen.
Rollen
Die Berechtigungen eines Bereichs wählen Sie über das Feld Berechtigungen:
| Rolle | Enthaltene Rechte |
|---|---|
| Nur ansehen | Ansehen und Herunterladen |
| Bearbeiten | zusätzlich Hochladen, Ordner erstellen, Inhalte bearbeiten und umbenennen |
| Vollzugriff | alle Rechte, einschließlich Löschen, Verschieben und Kopieren |
| Benutzerdefiniert… | Sie schalten die einzelnen Rechte selbst frei |
Unter Benutzerdefiniert… stehen diese Rechte einzeln zur Verfügung:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Hochladen | Neue Dateien in den freigegebenen Ordner legen |
| Ordner erstellen | Unterordner anlegen |
| Bearbeiten | Inhalte ändern und speichern |
| Löschen | Dateien und Ordner löschen |
| Verschieben | Inhalte an eine andere Stelle verschieben |
| Umbenennen | Namen ändern |
| Kopieren | Inhalte duplizieren |
Lesezugriff ist immer enthalten – ohne ihn wäre eine Freigabe wirkungslos.
Regeln beim Anlegen von Bereichen
Der Dialog weist Sie auf unzulässige Kombinationen hin und lässt sich erst dann speichern:
- Pro Freigabe ist nur ein öffentlicher Bereich erlaubt. Für alles Weitere legen Sie eingeschränkte Bereiche an
- Ein eingeschränkter Bereich braucht mindestens einen Benutzer oder eine Gruppe
- Bereiche müssen sich unterscheiden – in Sichtbarkeit, Mitgliedern oder Berechtigungen
Wer eine Freigabe erstellt hat, behält darauf immer vollen Zugriff, unabhängig von den gesetzten Bereichen.
Es werden die Rechte zusammengezählt. Es gilt also immer die großzügigste Kombination an Berechtigungen.
Unterschiede zwischen Datei- und Ordnerfreigaben
- Bei einer einzelnen Datei stehen nur die Rollen Nur ansehen und Bearbeiten zur Verfügung. Rechte, die es nur in Ordnern gibt – Hochladen und Ordner erstellen –, entfallen
- Bei einem Ordner sind alle Rollen bis hin zu Vollzugriff möglich
- Office-Dokumente lassen sich über einen öffentlichen Bereich nicht bearbeiten. Der Dialog weist darauf hin und setzt den Bereich auf Lesezugriff zurück; für gemeinsames Bearbeiten verwenden Sie einen eingeschränkten Bereich
- Ist Ihre Quota nahezu ausgeschöpft, sind Hochladen und Ordner erstellen für neue Freigaben deaktiviert
Weitere Einstellungen der Freigabe
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Ablaufdatum | Pflichtangabe, standardmäßig 24 Stunden. Nach Ablauf ist der Link nicht mehr nutzbar |
| Beschreibung | Optionaler Hinweis (max. 500 Zeichen), der Empfängern in der Liste und auf der Freigabeseite angezeigt wird |
| Passwort | Optional. Wird es gesetzt, muss es vor jedem Zugriff eingegeben werden – auch beim Öffnen innerhalb von edulution |
| Freigabelink | Beim Bearbeiten einer bestehenden Freigabe sichtbar, per Klick kopierbar |
Geteilte Dateien in edulution
In der Seitenleiste der Dateien-App führt der Eintrag Geteilte Dateien zu einer Übersicht mit
- allen Freigaben, die Sie erstellt haben, und
- allen Freigaben, in deren Bereichen Sie oder eine Ihrer Gruppen eingetragen sind
Wird etwas mit Ihnen geteilt, erhalten Sie zusätzlich eine Benachrichtigung.
Die Übersicht
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Dateiname | Name der Datei bzw. des Ordners – ein Klick öffnet den Inhalt |
| Beschreibung | Der beim Erstellen hinterlegte Hinweis |
| Gültig bis | Ablaufzeitpunkt der Freigabe |
| Passwort | Ob die Freigabe passwortgeschützt ist |
| Zugriff | „Öffentlich" oder „Eingeschränkt" samt der berechtigten Personen und Gruppen |
| Geteilt von | Wer die Freigabe erstellt hat |
| Aktionen | Link kopieren und QR-Code; als Ersteller zusätzlich Bearbeiten und Löschen |
Inhalte direkt öffnen
Ein Klick auf den Namen öffnet den freigegebenen Inhalt direkt in edulution – der Freigabe-Link wird dafür nicht benötigt:
- Ordner werden in einer Ordneransicht mit Pfadleiste geöffnet, in der Sie durch die Unterordner navigieren
- Dateien öffnen sich direkt in der Vorschau bzw. im passenden Editor
- Ist die Freigabe passwortgeschützt, wird zuvor das Passwort abgefragt
Angeboten werden dabei nur die Aktionen, die Ihre Bereiche zulassen. Bei einer Freigabe mit Nur ansehen können Sie den Inhalt also ansehen und herunterladen, aber weder hochladen noch ändern; erlaubt die Freigabe Schreibrechte, erscheinen zusätzlich die entsprechenden Schaltflächen.
Änderungen wirken sofort: Passt der Ersteller die Berechtigungen an oder löscht er die Freigabe, während Sie den Inhalt geöffnet haben, wird die Ansicht aktualisiert und Sie werden darüber informiert.
Zugriff über den Freigabe-Link
Wer den Link öffnet, landet auf einer Freigabeseite außerhalb der Dateien-App:
- Enthält die Freigabe einen öffentlichen Bereich, genügt der Link – eine Anmeldung ist nicht nötig
- Ist die Freigabe nur über eingeschränkte Bereiche zugänglich, ist eine Anmeldung in edulution erforderlich. Personen ohne Berechtigung erhalten den Hinweis, dass der Link nur für bestimmte Nutzer oder Gruppen zugänglich ist
- Bei gesetztem Passwort wird dieses zuerst abgefragt
- Bei einem freigegebenen Ordner lässt sich auch hier durch die Unterordner navigieren, im Rahmen der erteilten Rechte
Häufige Fragen
Warum lässt sich der Dialog nicht speichern? Prüfen Sie die rot markierten Bereiche. Häufigste Ursachen: zwei öffentliche Bereiche, ein eingeschränkter Bereich ohne Mitglieder oder zwei identische Bereiche.
Warum fehlen „Hochladen" und „Ordner erstellen"? Beide Rechte gibt es nur bei Ordnerfreigaben. Bei einer einzelnen Datei werden sie ausgeblendet. Sind sie auch bei einem Ordner nicht auswählbar, ist Ihre Quota nahezu ausgeschöpft.
Warum kann ein Office-Dokument über den Link nicht bearbeitet werden? In öffentlichen Bereichen ist das Bearbeiten von Office-Dokumenten nicht möglich. Legen Sie einen eingeschränkten Bereich mit der Rolle Bearbeiten für die betreffenden Personen an.
Jemand hat mehr Rechte als gedacht. Prüfen Sie, ob die Person in mehreren Bereichen enthalten ist – etwa persönlich und über eine Gruppe. Die Rechte aller zutreffenden Bereiche werden zusammengezählt.
Eine Freigabe ist aus der Liste verschwunden. Entweder ist das Ablaufdatum erreicht, oder der Ersteller hat die Freigabe gelöscht bzw. Ihre Berechtigung entfernt.