E-Mail

Konfiguration der E-Mail-Synchronisation für mobile Geräte.

E-Mail-Sync

Einrichtung der E-Mail-Synchronisation:

• Dropdown-Menü: "Laden..." zeigt verfügbare Sync-Optionen
• E-Mail-Adresse: Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
• Passwort: Ihr E-Mail-Passwort für die Synchronisation

Sync-Jobs

Übersicht über aktive E-Mail-Synchronisationen:

Tabellenspalten:

• Hostname: Mail-Server Adresse
• Port: Verwendeter Port
• Verschlüsselung: SSL/TLS Einstellungen
• Benutzername: Login-Name
• Sync-Intervall: Häufigkeit der Synchronisation
• Aktiv: Status der Synchronisation

Status: "Keine Daten verfügbar", wenn keine Sync-Jobs konfiguriert sind

Aktionen:

• Neu laden: Button zum Aktualisieren der Sync-Job Liste

Hinweis

Weitere Informationen zur E-Mail-Migration finden Sie unter E-Mail Migration.

Signatur

Hier legen Sie die Signatur fest, die beim Verfassen neuer E-Mails verwendet wird.

• Eigene Signatur verwenden: Ist diese Option aktiv, wird beim Verfassen neuer E-Mails Ihre individuelle Signatur anstelle der global vorgegebenen verwendet. Ist sie deaktiviert, gilt weiterhin die globale Signatur.
• Bei aktivierter Option bearbeiten Sie die Signatur im Editor:
  • Globale Signatur importieren: Übernimmt die global vorgegebene Signatur als Ausgangspunkt
  • Über die Editor-/Quelltext-Umschaltung oben rechts im Editor wechseln Sie zwischen der formatierten Ansicht und der direkten HTML-Bearbeitung
  • Bilder können direkt in die Signatur eingefügt werden; sehr große Bilder werden mit einem Hinweis quittiert
• Speichern übernimmt die Änderungen, Zurücksetzen verwirft noch nicht gespeicherte Anpassungen.

Wechsel zurück in die formatierte Ansicht

Der formatierte Editor unterstützt nicht alle HTML-Formatierungen. Enthält Ihr Quelltext Bestandteile, die er nicht darstellen kann – ganze Elemente wie Tabellen oder eigene Formatvorlagen, aber auch einzelne Formatierungen wie Textausrichtung oder Schriftgröße –, gehen diese beim Zurückschalten in die Editor-Ansicht verloren. Vor dem Wechsel erscheint ein Bestätigungsdialog, der die betroffenen Elemente und Formatierungen auflistet: Mit Abbrechen bleibt Ihr Quelltext unverändert erhalten, mit Trotzdem wechseln übernehmen Sie den Verlust.

Dieselbe Umschaltung steht Ihnen auch beim Verfassen einer E-Mail zur Verfügung.

Automatische Antwort

Mit der automatischen Antwort (Abwesenheitsnotiz) beantworten Sie eingehende Nachrichten automatisch, z. B. während einer Abwesenheit. Sie können mehrere Vorlagen anlegen, aber es ist immer nur eine gleichzeitig aktiv.

Vorlagen verwalten

• Über die Auswahl Vorlage auswählen wechseln Sie zwischen vorhandenen Vorlagen; Neue Vorlage legt eine weitere an.
• Oberhalb des Formulars sehen Sie, ob aktuell eine Vorlage aktiv ist oder keine automatische Antwort läuft.

Vorlage bearbeiten

Feld	Beschreibung
Name der Vorlage	Interne Bezeichnung der Vorlage
Betreff	Betreff der automatischen Antwort. Mit ${subject} fügen Sie den ursprünglichen Betreff der eingehenden Nachricht ein
Nachricht	Text der automatischen Antwort
E-Mail-Adressen	Antworten werden nur für Nachrichten an diese Adressen gesendet (Hauptadresse und Aliase). Über Standardadressen hinzufügen ergänzen Sie Ihre eigenen Adressen
Mindestabstand zwischen Antworten (Tage)	Verhindert, dass derselbe Absender innerhalb dieses Zeitraums mehrfach automatisch beantwortet wird
Eingehende Nachrichten während der Abwesenheit verwerfen	Verwirft eingehende Nachrichten im Aktivierungszeitraum

Zusätzlich können Sie unter Aktivierungsbedingungen den Geltungsbereich optional einschränken (siehe Aktivierungsbedingungen).

Absender einschränken (intern / extern)

Über die Option Antworten an Absender außerhalb der Organisation senden legen Sie fest, ob auch externe Absender eine automatische Antwort erhalten:

• Deaktiviert: Die automatische Antwort geht ausschließlich an Absender innerhalb der Domänen Ihrer Organisation (interne Absender).
• Aktiviert: Auch externe Absender werden berücksichtigt. Zusätzlich wählen Sie aus, welche Absender genau beantwortet werden:
  • Interne und alle externen Absender – alle Absender erhalten eine Antwort.
  • Nur externe Absender (nicht intern) – ausschließlich Absender außerhalb der Organisation erhalten eine Antwort; interne Absender werden nicht automatisch beantwortet.
  • Nur meine Kontakte – reserviert für eine künftige Kontakte-App und derzeit nicht auswählbar.

Die zur Unterscheidung herangezogenen internen Domänen Ihrer Organisation werden unterhalb der Option angezeigt.

Aktivieren und Löschen

• Speichern sichert die Vorlage. Änderungen müssen gespeichert sein, bevor eine Vorlage aktiviert werden kann.
• Aktivieren schaltet die Vorlage scharf; eine zuvor aktive Vorlage wird dabei automatisch deaktiviert.
• Deaktivieren schaltet die automatische Antwort wieder ab.
• Löschen entfernt die ausgewählte Vorlage nach einer Sicherheitsabfrage.

Automatische Antwort für freigegebene Postfächer

Sind Sie als Berechtigter für ein oder mehrere freigegebene Postfächer (z. B. verwaltung@…) eingetragen, können Sie auch deren automatische Antwort verwalten. Der Abschnitt Automatische Antwort für freigegebene Postfächer erscheint nur dann, wenn Ihnen mindestens ein freigegebenes Postfach zugewiesen ist – andernfalls bleibt er ausgeblendet.

• Über die Auswahl Freigegebenes Postfach auswählen wählen Sie das Postfach, dessen automatische Antwort Sie bearbeiten möchten.
• Darunter erscheint dasselbe Formular wie für Ihr eigenes Postfach: Sie legen Vorlagen an, bearbeiten Betreff, Nachricht und Adressen, schränken den Geltungsbereich ein und aktivieren bzw. deaktivieren die automatische Antwort.
• Jedes freigegebene Postfach besitzt eigene Vorlagen und eine eigene aktive Antwort, unabhängig von Ihrem persönlichen Postfach. Beim Wechsel des Postfachs werden dessen Vorlagen geladen.

Weiterleitung

Leiten Sie eingehende E-Mails automatisch an andere Adressen weiter.

• Weiterleitung aktivieren: Schaltet die Weiterleitung ein. Erst danach werden die weiteren Optionen angezeigt.
• Weiterleiten an: Die Zieladressen, an die eingehende E-Mails weitergeleitet werden (maximal vier). Eine Weiterleitung an Ihre eigenen Adressen ist nicht möglich.
• Kopie in diesem Postfach behalten: Ist diese Option aktiv, verbleibt zusätzlich eine Kopie jeder Nachricht in Ihrem Postfach.
• Unter Aktivierungsbedingungen lässt sich die Weiterleitung optional zeitlich einschränken (siehe Aktivierungsbedingungen).
• Speichern übernimmt die Konfiguration, Löschen entfernt sie nach einer Sicherheitsabfrage.

Aktivierungsbedingungen

Automatische Antwort und Weiterleitung lassen sich optional nach Zeitraum, Tageszeit und Wochentagen einschränken. Ohne Angabe gelten sie durchgehend.

Feld	Beschreibung
Startdatum / Enddatum	Zeitraum, in dem die Funktion aktiv ist
Täglich ab / Täglich bis	Tägliche Uhrzeitspanne, in der die Funktion greift
Aktive Wochentage	Wochentage (Mo–So), an denen die Funktion angewendet wird

Filter

Mit Filtern legen Sie Regeln fest, die automatisch auf eingehende E-Mails angewendet werden. So können Sie Nachrichten beispielsweise in einen bestimmten Ordner einsortieren, weiterleiten, markieren oder verwerfen lassen.

Auswertungsreihenfolge

Die Regeln werden von oben nach unten ausgewertet. Über Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge einer Regel anpassen.

Filterregel erstellen

1. Klicken Sie auf Filter erstellen, um eine neue Regel anzulegen
2. Vergeben Sie einen Filternamen
3. Über den Schalter neben der Regel können Sie diese aktivieren oder deaktivieren – deaktivierte Regeln bleiben erhalten, werden aber nicht angewendet
4. Klicken Sie auf Fertig, um die Bearbeitung der Regel abzuschließen
5. Klicken Sie abschließend auf Speichern, damit die Filter wirksam werden

Bedingungen

Legen Sie unter Für eingehende Nachrichten, die fest, wann eine Regel greift:

• allen folgenden Regeln entsprechen – die Regel greift nur, wenn alle Bedingungen zutreffen
• einer der folgenden Regeln entsprechen – die Regel greift, sobald eine der Bedingungen zutrifft

Über Bedingung hinzufügen fügen Sie weitere Bedingungen hinzu. Jede Bedingung besteht aus einem Feld, einem Vergleich und einem Wert.

Feld	Beschreibung
Von	Absender der Nachricht
An	Empfänger der Nachricht
Cc	Kopieempfänger der Nachricht
Betreff	Betreffzeile der Nachricht
Größe	Größe der Nachricht (z. B. 1M)

Vergleich	Beschreibung
enthält	Der Wert kommt im Feld vor
ist	Das Feld stimmt exakt mit dem Wert überein
entspricht	Das Feld passt auf ein Muster (mit Platzhaltern)
ist größer als	Nur bei Größe: Nachricht ist größer als der Wert
ist kleiner als	Nur bei Größe: Nachricht ist kleiner als der Wert

Aktionen

Bestimmen Sie unter Diese Aktionen ausführen, was mit zutreffenden Nachrichten geschehen soll. Über Aktion hinzufügen können Sie mehrere Aktionen kombinieren.

Aktion	Beschreibung
Nachricht ablegen in	Verschiebt die Nachricht in den ausgewählten Ordner
Umleiten an	Leitet die Nachricht an eine andere E-Mail-Adresse weiter
Kopie senden an	Sendet eine Kopie an eine andere E-Mail-Adresse, behält das Original
Nachricht verwerfen	Löscht die Nachricht ohne Zustellung
Markierung hinzufügen	Versieht die Nachricht zusätzlich mit einer Markierung
Markierung setzen	Setzt die Markierung der Nachricht (ersetzt vorhandene)

Als Markierungen stehen Gelesen, Beantwortet, Markiert, Gelöscht und Entwurf zur Verfügung.

Weitere Regeln stoppen

Mit der Option Weitere Regeln nicht mehr verarbeiten beenden Sie die Auswertung, sobald diese Regel zutrifft.

Hinweis

Wenn diese Regel zutrifft, werden keine darunterliegenden Regeln mehr ausgewertet – auch nicht Weiterleitung und automatische Antwort.

Filter löschen

Über Alle löschen entfernen Sie sämtliche Filterregeln dauerhaft. Sie werden vor dem endgültigen Löschen um Bestätigung gebeten.

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