Die E-Mail-App ist der in edulution integrierte Mail-Client. Sie lesen, schreiben und verwalten darin Ihre Nachrichten, ohne die Plattform zu verlassen. Grundlage ist das edulution-Mailsystem (SOGo/mailcow); die App greift über die Standardprotokolle auf Ihr Postfach zu.
Aufbau der Oberfläche
Die E-Mail-App ist in drei Bereiche gegliedert:
- Ordnerliste (links) – Ihre Postfächer und deren Ordner.
- Nachrichtenliste (Mitte) – die Nachrichten des gewählten Ordners.
- Leseansicht (rechts) – die geöffnete Nachricht. Solange keine Nachricht ausgewählt ist, erscheint hier ein Hinweis „Wähle eine Nachricht zum Lesen".
Die Trennlinie zwischen Nachrichtenliste und Leseansicht lässt sich mit der Maus verschieben. Über die Schaltfläche Oben/Unten teilen bzw. Links/Rechts teilen in der Aktionen-Leiste (siehe unten) wechseln Sie zwischen nebeneinander- und übereinander angeordneten Bereichen. Auf Mobilgeräten wird jeweils nur ein Bereich angezeigt.
Aktionen-Leiste
Oben rechts finden Sie in der Aktionen-Leiste die wichtigsten Aktionen:
| Schaltfläche | Funktion |
|---|---|
| Verfassen | Öffnet das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail |
| Oben/Unten teilen / Links/Rechts teilen | Schaltet die Anordnung von Nachrichtenliste und Leseansicht um |
| In SOGo öffnen | Öffnet das vollständige SOGo-Webmail in einem neuen Tab |
| Aktualisieren | Lädt den aktuellen Ordner neu |
| E-Mail-Einstellungen | Öffnet die Mail-Einstellungen (Signatur, automatische Antwort, Weiterleitung, Filter – siehe Mein Profil) |
Ordner und Postfächer
In der Ordnerliste sehen Sie Ihr Postfach mit den Standardordnern Posteingang, Entwürfe, Gesendet, Papierkorb, Spam und Archiv. Eigene Unterordner werden eingerückt darunter dargestellt, und neben jedem Ordner wird die Zahl ungelesener Nachrichten angezeigt.
- Haben Sie Zugriff auf freigegebene Postfächer (z. B. ein Funktionspostfach wie
verwaltung@…), erscheinen diese als zusätzliche Postfächer mit eigenen Ordnern in der Liste. - Über das Aktionen-Menü an einem Ordner legen Sie neue Ordner an, benennen sie um oder löschen sie. Ordnernamen dürfen bestimmte Sonderzeichen nicht enthalten; das Löschen wird mit einer Sicherheitsabfrage bestätigt.
Nachrichten lesen und verwalten
Über der Nachrichtenliste können Sie mit den Reitern Alle und Ungelesen filtern und über das Suchfeld E-Mails durchsuchen. Nachrichten sind nach Zeitraum gruppiert (z. B. Heute, Gestern, Letzte Woche).
Ungelesene Nachrichten sind in der Liste deutlich hervorgehoben: Absender und Betreff erscheinen in kräftiger Schrift, zusätzlich kennzeichnen ein farbiger Randstreifen am linken Rand und ein Punkt die ungelesene Nachricht. Bereits gelesene Nachrichten werden dezent abgeschwächt dargestellt, sodass Sie ungelesene E-Mails auf einen Blick erkennen. Die aktuell geöffnete Nachricht sowie über die Auswahlkästchen markierte Nachrichten werden zusätzlich farblich hinterlegt.
- Ein Klick auf eine Nachricht öffnet sie in der Leseansicht. In der Kopfzeile stehen Antworten, Allen antworten, Weiterleiten und Drucken zur Verfügung; weitere Aktionen wie als gelesen/ungelesen markieren, verschieben oder löschen erreichen Sie über das Aktionsmenü.
- Anhänge können Sie herunterladen oder direkt in Dateien speichern.
- Über die Auswahlkästchen markieren Sie mehrere Nachrichten gleichzeitig. Ist mindestens eine Nachricht ausgewählt, erscheint eine Aktionsleiste (… ausgewählt) mit In den Papierkorb verschieben und einem Mehr-Menü für weitere Sammelaktionen (z. B. als gelesen markieren, verschieben, endgültig löschen, als Spam markieren).
E-Mail verfassen
Über Verfassen öffnen Sie das Schreibfenster:
- Von: Absenderadresse. Neben Ihrer eigenen Adresse können hier auch freigegebene Postfächer zur Auswahl stehen, für die Sie eine Sendeberechtigung besitzen.
- An sowie optional CC/BCC (über CC/BCC hinzufügen einblendbar).
- Betreff und der Nachrichtentext im Editor mit Formatierungsfunktionen (fett, kursiv, Listen, Links u. a.).
- Anhänge fügen Sie vom Gerät oder aus Dateien (Ihrem edulution-Dateibereich) hinzu. Für Text und Anhänge zusammen gilt eine maximale Gesamtgröße.
- Über Signatur einfügen ergänzen Sie Ihre Signatur (siehe Mein Profil → Signatur).
Entwürfe werden während des Schreibens automatisch gespeichert; zusätzlich können Sie Als Entwurf speichern wählen. Senden verschickt die Nachricht.
Empfängervorschläge im Adressfeld
Sobald Sie in An, CC oder BCC zu tippen beginnen, schlägt edulution passende Empfänger vor. Die Vorschläge stammen aus drei Quellen und erscheinen in dieser Reihenfolge:
- Zuletzt verwendete Empfänger aus Ihren vorherigen Nachrichten.
- Kontakte aus der Kontakte-App – nur, wenn die Kontakte-App eingerichtet ist und Ihre Eingabe mindestens zwei Zeichen umfasst.
- Empfänger aus dem Verzeichnis Ihrer Schule: Personen, Gruppen und Verteiler.
Eine Adresse, die in mehreren Quellen vorkommt, erscheint nur einmal. Die Liste ist auf 50 Vorschläge begrenzt; die am besten passenden stehen oben – eine vollständige Übereinstimmung vor einem Treffer am Namensanfang und dieser vor einem Treffer irgendwo im Namen.
Auf die Schreibweise von Umlauten und Sonderzeichen kommt es dabei nicht an: Müller, Mueller und Muller führen zum selben Vorschlag, gleich welche Schreibweise im Verzeichnis oder im Kontakt hinterlegt ist. Dasselbe gilt für ß und ss sowie für Akzentzeichen. Wie in der Kontaktsuche wird die Schreibweise bei sehr kurzen Eingaben nicht zusätzlich vereinfacht.
Eltern erreichen Sie auch, indem Sie den Namen ihres Kindes eingeben. Der Vorschlag weist dann zusätzlich aus, über welches Kind er gefunden wurde – hilfreich, wenn mehrere Elternteile denselben Nachnamen tragen. Auch hier spielt die Schreibweise keine Rolle: Öztürk, Oeztuerk und Ozturk führen gleichermaßen zu den Eltern des Kindes.
Verteiler als Empfänger
Wählen Sie einen Verteiler oder eine Gruppe aus den Vorschlägen, erscheint diese als ein Eintrag im Adressfeld – gekennzeichnet durch ein Gruppensymbol. edulution lädt daraufhin im Hintergrund die Mitglieder und zeigt deren Anzahl am Eintrag an; solange das läuft, erscheint dort ein Ladesymbol.
| Element am Eintrag | Bedeutung |
|---|---|
| Gruppensymbol und Name | Ein Klick darauf kopiert die Adresse des Verteilers in die Zwischenablage |
| Zahl | Anzahl der Mitglieder, die edulution für diesen Verteiler ermittelt hat |
| Pluszeichen (… in Empfänger auflösen) | Ersetzt den Verteiler durch seine einzelnen Mitglieder |
| Warnsymbol (Mitglieder erneut laden) | Die Mitglieder konnten nicht geladen werden – ein Klick versucht es erneut |
Über das Pluszeichen lösen Sie den Verteiler auf: Aus dem einen Eintrag werden so viele Einträge, wie der Verteiler Mitglieder hat. So entfernen Sie vor dem Versand einzelne Personen.
Lösen Sie den Verteiler nicht auf, wird die Nachricht an seine Adresse verschickt und vom Mailsystem an die Mitglieder verteilt. Beide Wege führen zur selben Zustellung; die Auflösung ändert nur, was Sie vor dem Senden noch bearbeiten können.
Auch beim Antworten, Allen antworten und Weiterleiten sowie beim erneuten Öffnen eines Entwurfs erkennt edulution enthaltene Verteiler und lädt deren Mitglieder nach, sodass Mitgliederzahl und Pluszeichen auch dort zur Verfügung stehen.
Auflösen lassen sich nur Verteiler, die das Mailsystem als solche kennt. Lassen sich zu einem Verteiler keine Mitglieder ermitteln, bleibt er ohne Zahl und ohne Pluszeichen stehen – als einzelne Adresse ist er weiterhin verwendbar, und die Nachricht wird normal an ihn versendet.
Schreibfenster schließen
Enthält die Nachricht ungespeicherte Änderungen, fragt edulution beim Schließen, ob Sie sie als Entwurf speichern, verwerfen oder weiter bearbeiten möchten.
Beim Speichern landet die Nachricht im Ordner Entwürfe. Beim Verwerfen wird auch ein bereits automatisch gespeicherter Entwurf gelöscht. Ist die Nachricht zu groß, um als Entwurf gespeichert zu werden, entfällt Als Entwurf speichern; Sie können dann nur verwerfen oder weiter bearbeiten.
HTML-Quelltext bearbeiten
Oben rechts im Editor finden Sie – neben Signatur einfügen – die Editor-/Quelltext-Umschaltung. Damit wechseln Sie zwischen der formatierten Ansicht und der direkten HTML-Bearbeitung, wie Sie es bereits von der Signatur kennen.
Die Quelltext-Ansicht benötigen Sie immer dann, wenn Sie fertiges HTML versenden möchten, etwa einen gestalteten Newsletter oder eine Einladung aus einer Vorlage:
- Schalten Sie über das Symbol in die Quelltext-Ansicht um.
- Fügen Sie den HTML-Quelltext in das Textfeld ein oder bearbeiten Sie ihn dort direkt.
- Versenden Sie die Nachricht mit Senden. Der Quelltext wird unverändert als HTML verschickt und beim Empfänger formatiert dargestellt.
Der formatierte Editor unterstützt nicht alle HTML-Formatierungen. Schalten Sie mit gestaltetem HTML zurück in die Editor-Ansicht, gehen die nicht unterstützten Bestandteile verloren. Betroffen sind sowohl ganze Elemente – etwa Tabellen oder eigene Formatvorlagen – als auch einzelne Formatierungen wie Textausrichtung oder Schriftgröße.
Vor dem Wechsel erscheint deshalb ein Bestätigungsdialog, der genau auflistet, welche Elemente und Formatierungen entfernt würden. Mit Abbrechen bleiben Sie in der Quelltext-Ansicht und behalten das HTML unverändert; mit Trotzdem wechseln übernehmen Sie den Verlust bewusst. Bleiben Sie im Zweifel in der Quelltext-Ansicht, bis Sie die Nachricht versenden.
Fügen Sie HTML-Quelltext direkt in die formatierte Ansicht ein, wird er als reiner Text übernommen und die Tags erscheinen sichtbar in der Nachricht. Verwenden Sie für diesen Fall die Quelltext-Ansicht.
Benachrichtigungen bei neuen E-Mails
Trifft eine neue E-Mail ein, werden Sie in edulution benachrichtigt – über die Benachrichtigungen der Plattform und, sofern auf Ihrem Gerät eingerichtet, zusätzlich als Push-Benachrichtigung.
Ein Klick bzw. Tipp auf eine solche Benachrichtigung bringt Sie direkt an die passende Stelle in der E-Mail-App:
- Bei einer neuen Nachricht im Posteingang wird die betreffende Nachricht unmittelbar in der Leseansicht geöffnet.
- Bei neuen Nachrichten in einem anderen Ordner oder in einem freigegebenen Postfach wird der jeweilige Ordner geöffnet.
Der aktuell geöffnete Ordner und die geöffnete Nachricht sind zudem in der Adresse (URL) der E-Mail-App enthalten. So können Sie einen Ordner oder eine Nachricht als Lesezeichen speichern oder einen Link darauf weitergeben – beim Aufruf wird direkt das entsprechende Ziel geöffnet.
Empfängerprüfung beim Senden
Beim Senden prüft edulution, ob Empfänger mit einer Adresse Ihrer Organisation im Mailsystem bekannt sind. Dabei werden neben den primären Adressen auch Alias-Adressen (zusätzliche Adressformen einer Person oder Gruppe) und Alias-Domänen berücksichtigt. Externe Adressen werden nicht geprüft und immer versendet.
- Ist kein Empfänger im Mailsystem bekannt, wird die Nachricht nicht gesendet und Sie erhalten einen Hinweis mit den betroffenen Adressen.
- Sind nur einzelne Empfänger unbekannt, wird die Nachricht an die übrigen Empfänger gesendet; die übersprungenen Adressen werden Ihnen angezeigt.
- Ist das Mailsystem vorübergehend nicht erreichbar, wird die Prüfung für diesen Sendevorgang übersprungen, damit gültige Empfänger nicht fälschlich abgewiesen werden. Auch die Empfängervorschläge im Adressfeld funktionieren dann weiter, zeigen aber gegebenenfalls kurzzeitig keine Alias-Adressen an.
Hinweis auf aktive automatische Antwort
Ist eine automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz) aktiv, zeigt die E-Mail-App dies direkt im Kopfbereich unterhalb des Titels an. So erkennen Sie auf einen Blick, dass aktuell automatisch auf eingehende Nachrichten geantwortet wird, ohne erst die Einstellungen öffnen zu müssen.
- Für Ihr persönliches Postfach erscheint der Hinweis, sobald eine Ihrer Vorlagen aktiv ist – mit dem Namen der aktiven Vorlage.
- Haben Sie ein freigegebenes Postfach ausgewählt, das Sie verwalten dürfen, bezieht sich der Hinweis auf dieses Postfach und nennt zusätzlich dessen Adresse. Für freigegebene Postfächer, die Sie nicht verwalten, wird kein Hinweis angezeigt.
- Ist keine automatische Antwort aktiv, erscheint kein Hinweis.
Ein Klick auf den Hinweis bringt Sie direkt zu den E-Mail-Einstellungen, wo Sie die automatische Antwort anpassen oder deaktivieren können.
Einstellungen
Signatur, automatische Antwort (Abwesenheitsnotiz), Weiterleitung und Filter verwalten Sie in den E-Mail-Einstellungen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Mein Profil.
Bei der automatischen Antwort können Sie zusätzlich festlegen, welche Absender überhaupt eine Antwort erhalten: alle Absender, nur Absender innerhalb der Domänen Ihrer Organisation (interne Absender) oder ausschließlich externe Absender. Die internen Domänen werden Ihnen dabei direkt angezeigt. Details dazu finden Sie unter Mein Profil.
Sind Sie als Berechtigter für ein freigegebenes Postfach eingetragen, können Sie dort auch dessen automatische Antwort verwalten – siehe Mein Profil → Automatische Antwort für freigegebene Postfächer.
Die Sprache des über In SOGo öffnen erreichbaren Webmailers richtet sich nach der Sprache, die Sie unter Mein Profil → Sprache gewählt haben; dasselbe gilt für Benachrichtigungen, die das Mailsystem selbst verschickt. Das Theme des Webmailers legt dagegen die Administration fest.
Einrichtung (für Administratoren)
Welche Nutzergruppen die E-Mail-App überhaupt sehen, an welcher Stelle sie in der App-Liste erscheint und welches Theme der SOGo-Webmailer verwendet, legen Administratoren unter Einstellungen → E-Mails fest.
Postfach-Freigaben und die Übernahme der Profilsprache in den Webmailer laufen nicht über IMAP, sondern über die DAV-Verbindung der E-Mail-App. Diese Verbindung gilt ausschließlich für die E-Mail-App: Die Kalender- und die Kontakte-App bringen jeweils eine eigene mit, und eine dort abgeschaltete Zertifikatsprüfung lockert die Prüfung der E-Mail-Verbindung nicht. Ist die DAV-URL fehlerhaft eingetragen, betrifft das nur diese Funktionen — Nachrichten lesen, verfassen, Ordner und Filter bleiben davon unberührt.